Eventos online (IV): producción audiovisual para un evento pequeño

Como hemos visto en anteriores publicaciones un evento no tiene por qué ser una acción formal y a gran escala, existen muchos tipos de eventos: internos y externos, según su naturaleza, objetivos, etc. Hay algunos eventos que se convierten en actividades ordinarias como reuniones de trabajo, videollamadas o pequeño encuentros locales con diferentes grupos de interés.

Sin embargo, es precisamente en estos pequeños eventos, donde cuidando unos cuantos detalles nuestros eventos online pueden conseguir una imagen más profesional, especialmente desde el punto de vista de la producción y realización audiovisual.

A continuación vamos a ver algunos tips con los que, con pocos recursos, podemos conseguir que nuestros eventos online funcionen y se vean profesionales. Nos centraremos en la preparación del set de grabación y la realización audiovisual.

• El set de grabación es el espacio que vamos a destinar a la preparación, retransmisión y grabación del evento, así como los elementos necesarios para la realización de los mismos.
• La realización audiovisual es el proceso por el cual se crea un producto audiovisual, en este caso un visionado en directo, que posteriormente se convertirá o no en un vídeo (lo habitual es que se conserve)

Decoración y escenarios

Entenderemos por escenario la parte visible a través del encuadre de la cámara, es decir, lo que van a ver las personas usuarias al otro lado de la pantalla en cada momento. A la hora de montar el espacio debemos tener en cuenta si dentro del mismo:

• Solo vamos a estar nosotros, es decir habrá una sola persona de forma presencial en el espacio que controlamos como organizadores
• Hay momentos en los que dentro del encuadre debe aparecer más de una persona compartiendo el mismo espacio presencial
• Habrá momentos en los que se produzca un cambio de escenario porque la persona que interviene lo hace desde otro lugar físico, en este caso tenemos que tener en cuenta que hay escenarios que no podemos controlar
• Hay público presencial en la sala en el que se está realizando la retransmisión y dónde se ubica el mismo respecto al set y el escenario. Por ejemplo, si el público está detrás se verá al fondo de la retransmisión, si está delante el público no se verá y al mismo tiempo este verá a las personas que están presencialmente pero no lo que está pasando online, etc.

En cualquier caso debemos personalizar, decorar con elementos de la marca, tanto la parte virtual como la física.

• En el espacio virtual: vamos a emitir a través de nuestro canal de Youtube, landing del evento o web, además de contar con los elementos de la marca en cabeceras, avatares, etc., deberemos crear cartelas (la imagen o vídeo en bucle que se ve antes de que empiece la retransmisión cuanto ya está creado el enlace pero aun no se está emitiendo, también se usa para posibles intermedios) y rótulos con los que identificaremos a los participantes
• En el espacio físico: La opción más profesional es que el fondo ocupe todo el encuadre con una imagen personalizada, a través de un croma (el telón verde que se usa en cine y televisión para proyectar imágenes) sobre el que proyectar o un panel tipo photocall. Si no es posible trataremos de que el fondo sea lo más homogéneo posible (pared blanca sin objetos que distraigan) y utilizaremos otros elementos como enaras o roll up. Si tampoco disponemos de estos materiales, podemos pegar algún cartel de formato grande a la pared e introducir algún otro elemento corpóreo o material corporativo.

Equipo, conexión a internet y plataforma

Los medios técnicos con el que vas a realizar el evento online no puede fallar en el último momento:

• Comprueba el funcionamiento del ordenador, que no se ponga a actualizar justo cuanto tienes que iniciar la preparación el día del evento, cierra todas las aplicaciones y ventanas que no vayas a necesitar durante el evento sobre todo si vas a compartir pantalla para alguna presentación.
• Comprueba baterías, cargadores y que dentro del set haya enchufes para mantenerlo conectado durante el evento.
• Comprueba la conexión a internet, si puedes conectarlo a una toma directa en vez de usar el wifi, mejor. Ten preparado un plan B por si la conexión falla, por ejemplo con la zona wifi de un teléfono móvil con datos.
• Revisa el resto de equipos que vas a usar: teléfono móvil, cámara, micrófono, auriculares o altavoz, lámparas, punteros o mandos, tablets y otras pantallas, pendrives, trípodes, cables, cargadores, etc.
• Haz una última revisión de los accesos a la plataforma y de los enlaces que tanto de esta herramienta como de los enlaces de seguimiento para asistentes.

Imagen: cámara e iluminación

Para conseguir una imagen de calidad hay dos elementos que tenemos que conocer la cámara y la iluminación del escenario.

En cuento a la cámara, debemos tener en cuenta es que cuantas menos cámaras usemos más limitados estaremos en cuanto a realización audiovisual del evento.

• Lo más básico sería que contemos únicamente con la cámara fija de un ordenador portátil en cuyo caso debemos fijar muy bien un encuadre que nos sirva (porque no lo vamos a poder mover) para todos las actividades del programa. Si la calidad de la cámara no es buena, el encueadre del portátil es demasiado cerrado o vamos a trabajar desde un ordenador de sobremesa (sin cámara incorporada) podemos usar una webcam externa de pinza o con trípode.

• Otras opción es usar el móvil como cámara, en este necesitarías apoyarte en otra persona para maneje la cámara o cámaras (es decir, que realice la función de operador de cámara), cada vez hay más opciones y accesorios para convertir la cámara del smartphone en cámara de fotos o vídeo semiprofesional, de hecho hay empresas que se dedican a la retransmisión de eventos online con teléfono móvil.

• Cámara de fotografía/vídeo digital profesional o semiprofesional, igualmente implica contar con una persona que se encargue de operar la cámara y que este equipo cuente con conexión wifi y bluetooth integrados.

En cualquier caso, deberás conocer y definir previamente el encuadre, el plano y movimiento de cámara. Ante la duda opta por el modelo «informativo» un plano fijo, medio, directo o ligeramente desde arriba fijo ( como mínimo evita el efecto papada o que se vea desde abajo la nariz).

En cuanto a la iluminación, lo ideal es contar con lámparas o focos de iluminación artificial y evitar la iluminación natural. En cualquier caso debemos evitar que los focos deslumbre y creen sombras, es decir, la luz debe rellenar de forma homogénea el escenario.

• Con el auge de las redes sociales y los vídeo de influencers se han popularizado los aros de luces led, normalmente el kit suele incluir un trípode, varios colores y potencias de iluminación. Es una buena opción para aquellos eventos en los que solo haya o dos personas en un plano medio, para encuadres más amplios no funcionaria tan bien porque su iluminación se quedaría centrada en un punto.

• Para una iluminación más completa lo ideal es utilizar dos focos colados a los lados del escenario en un ángulo que no supere los 45º tanto en vertical como horizontal respecto al objeto o zona a iluminar. Al igual que en el caso anterior, encontramos numeroso packs profesionales y semiprofesionales, que cuentan con diferentes opciones y accesorios y fáciles de usar.

• Finalmente, si la única opción que tenemos es usar lámparas de uso cotidiano intentaremos, usar dos iguales, mejor si son lámparas de pie que de escritorio; que la luz proyectada sea del mismo color (mejor usar bombillas de luz blanca que luz amarilla) y de la misma potencia, que las mamparas sean blancas e iguales o si es posible quitárselas y que estén colocadas como hemos explicado arriba.

Sonido y microfonía

Al igual que en el caso anterior las situaciones son muy variadas y las opciones del mercado muy amplias. en la medida de lo posible cuando busquemos el espacio trataremos de que no tenga eco y que no esté cerca de las ventanas. Los textiles son uno de los recursos más usados para disminuir el eco de una habitación, si no puedes evitar estar cerca de ventanas echa las cortinas, si son gruesas mejor; en el suelo puedes usar una alfombra; utiliza micrófono.

• Lo más básico sería que solo contásemos con el micrófono del ordenador portátil, en este caso deberemos plantearnos al menos contar con unos auriculares con micrófono incorporado, ya que nos dará algo de margen en la distancia a la que podemos colocarnos del dispositivo (importante para establecer el encuadre) y eliminaremos parte del sonido ambiente de la sala. En este caso mejor usar unos del tipo gamer no los del móvil.

• Otra opción son los micrófonos de sobremesa, muy usados para webinars, eventos comerciales, también por influencers y realización de podcast. Son micrófonos unidireccionales (solo recoge el sonido que llega desde un punto) por lo que reduce el sonido ambiente, van bien para una o dos personas pero no para usar en espacios amplios.

• Micrófonos de corbata, son micrófonos de pequeño tamaño, con cable o inalámbricos que se colocan a la altura del pecho y alineados con la boca (por debajo de lo que sería el nudo de la corbata, de ahí su nombre). Solo captan el sonido de la persona que habla por lo que genera un audio muy limpio, pero solo sirve para una persona.

Estos son los aspectos básicos a tener en cuenta en la producción audiovisual de un pequeño evento onlie, desde opciones básicas hasta opciones semiprofesionales. Para un acabado completamente profesional y en eventos de mayor tamaño lo más probable es que necesites contar con un equipo técnico y humano profesional externo.