Press Kit o dossier de prensa (II): Cómo hacer un dossier de prensa para tu empresa o evento

En la anterior publicación vimos qué es y cuándo usar el dossier de prensa. Sin embargo, para que este documento sea eficaz y realmente comunique tiene que estar bien trabajado, ser coherente y cohesionado con el resto de las herramientas de comunicación de la marca, además de ser funcional.

Elementos de un dossier de prensa

Como ya comentamos, el press kit es una herramienta de branding y su principal objetivo es comunicar la misión, visión y valores de la marca. Como premisa debemos tener en cuenta que se trata de un documento corporativo con carácter periodístico – no publicitario o comercial, la meta es crear una imagen favorable hacia la empresa no la venta. Así el contenido mínimo que debe tener un dossier de prensa es:

• Antecedentes o historia de la empresa: quiénes somos y qué hacemos, la actividad económica de la empresa, a qué se dedica y como lo hace – el Know how, es decir, el conjunto de conocimientos imprescindibles para llevar a cabo el proceso productivo de la misma- así como la trayectoria y los principales hitos y logros de la misma.

• La filosofía o misión de la empresa o marca: se trata del conjunto de principios y creencias que guían todas las decisiones de una organización. Su objetivo es sentar las bases sobre las que un negocio construirá sus productos y relaciones. Dicho de otra forma lo que constituye la personalidad de la empresa.

• El producto o servicio que ofreces: informar sobre las líneas de negocio o atributos principales de los productos o servicios de la empresa. Recuerda textos informativos -no comerciales- sobre el sector y dónde se encuentra tu empresa o marca dentro del mismo.

• Quién hay detrás de la empresa: presentar al equipo directivo y hablar del equipo humano que forman la empresa, aquí se puede incluir información sobre el número de empleados, inserción de colectivos en riesgo de exclusión, programas para jóvenes, políticas de formación interna, etc.

• Datos de contacto: al final del documento no podemos olvidar incluir los datos de contacto de la persona o departamento encargado de gestionar la relación con los medios de comunicación y otros públicos de interés para que puedan solicitarnos más información o propuestas de colaboración -como participación en eventos, por ejemplo.

Cómo redactar el dossier de prensa

Ya sea para perdios de comunicación o para otros públicos de interés – por ejemplo cuando la empresa, marca o un representante de la misma participa en congresos, formaciones, conferencias, ferias, etc.-la preparación de este documento se acerca más a la redacción periodística que a la comercial – publicitaria o copywriting, escritura persuasiva- se trata de establecer vínculos y relaciones con círculos de interés, por lo que no está dirigido a clientes ni consumidores.

• Lenguaje periodístico: Con lenguaje periodístico queremos decir que ofrecemos información por lo que debemos redactar de forma objetiva o almenos imparcial, piensa que es algo que queremos que el medio recoja en sus noticias, artículos y reportajes, tenemos que escribir como lo harían sus profesionales.

• Fácil de consumir: recuerda que no se trata de una memoria anual ni una memoria técnica, sino de un resumen de la presentación corporativa de la empresa que ayuda al medio a contextualizar su información, por tanto no debe ser excesivamente largo.

• Bien estructurado: identifica bien los apartados y elige la información más relevante y representativa, pero contar un poco de cada uno de los elementos que hemos detallado que profundizar mucho y alguna de las secciones y no incluir otras, el equilibrio es importante.

• Guía la lectura: aprovecha los colores de la marca, las negritas, las viñetas y los cuadros destacados para jerarquizar la información, sin complicarla, y que quede claro el mensaje clave de cada sección.

• La transparencia es importante: aunque se trata de mostrar la mejor versión de la marca no infles las cifras ni exageres la información o los logros.

• Cuida el diseño y la maquetación. Hay que intentar que sea un documento visual y atractivo, aplica siempre los colores, tipografías y logotipos siguiendo el manual de marca para que se reconozca y recuerde fácilmente.

• Añade fotos y gráficos. Así podrás complementar la información del documento y facilitar cómo se comunica.

Fotografías para el dossier de prensa

Las fotografías son clave para una correcta gestión de las relaciones con los medios y las colaboraciones en eventos – la mayoría de los eventos tendrán una página web en la que presentan sus conferencias y sus ponentes, patrocinadores, colaboradores, stands de las empresas participantes, etc.

Cuenta con un banco de imágenes propio de calidad, cuenta con profesionales e invierte en una sesión de fotografías actualizadas – renuévales al menos cada dos años. En este banco cuenta con imágenes tanto formales como informales de:

• Instalaciones: Muestra el espacio de trabajo limpio y ordenado, ya sea una oficina, una planta de producción o una plantación agrícola o ganadera, por poner algunos ejemplos, es interesante contar con imágenes que muestren de forma profesional a qué te dedicas.

• Entorno de trabajo: muestra los diferentes espacios, tanto los más formales como los más informales siendo usados por los trabajadores. Así podremos mostrar cómo trabajamos.

• Equipo: cuenta con imágenes individuales del equipo, si es un equipo pequeño puedes tener de todos si es equipo grande puedes optar por una muestra representativa que muestre los diferentes perfiles laborales con los que cuenta la empresa, cuenta con diferentes planos fotográficos -perfil, portada y cuerpo entero- y añade algunas fotos de familia – general, por departamentos, etc. Te recomendamos no usar modelos y hacerlo con trabajadores reales (con sus correspondientes derechos de imagen).

• Dirección: imágenes profesionales, tanto institucionales como del día a día, del equipo directivo y altos cargos, ya que por lo general serán las personas que se relacionen en nombre de la empresa con los medios de comunicación y otros públicos.

Recuerda: Además de incluir la imagen el documento (PDF) no olvides adjuntar estas imágenes en archivos independientes en el e-mail para que pueda editarse y utilizarse en diferentes formatos y canales.

¡Trabaja tu dossier de prensa y estarás preparado para dar la mejor impresión!