Cómo preparar una intervención en un evento online

Las reuniones y encuentros online están más al día que nunca, seguro que a estas alturas has asistido como persona espectadora a más de una webinar o evento on-line pero, ¿qué pasa cuando nos invitan a participar como ponentes? Es probable que en los últimos años te hayas visto en esta situación y algunos detalles se te hayan quedado en el tintero. Veamos algunos tips imprescindibles para preparar una intervención en una actividad online y dar una imagen profesional.

Antes de empezar, recuerda que la vida online no es diferente a la vida offline, las reglas básicas de convivencia e imagen de marca personal son las mismas, solo que se trasladan a otro canal.

Claves para preparar una intervención on-line

• Cuida tu imagen personal: Prepárate como lo harías para cualquier evento presencial, puedes optar por usar alguno de los colores de tu marca para tu vestuario. Aunque siempre tengas la opción de participar sin conectar la cámara lo más recomendable es hacerlo con la cámara activada, el contacto visual y el lenguaje no verbal forman parte de la interacción social de los eventos.

• Prepara el fondo y el espacio: Ya sea porque lo que se va a ver sea el fondo real de la habitación u optes por incorporar un fondo digital, te contamos como hacerlo aquí, el fondo debe ser profesional y en corporativo, personalizado con elementos de diseños de la marca. Tanto si te conectas desde casa como si lo haces desde tu lugar de trabajo, trata de que se vea limpio y ordenado, sin elementos extraños (juguetes, ropa, mascotas, carpetas y archivadores), cuanto más despejado mejor, no queremos desviar la atención. Incluye algún elemento decorativo de tu marca como un roll up o taza que se vea en el encuadre.

• Prepara el equipo y comprueba la conexión con antelación: Si sueles participar en este tipo de eventos con cierta regularidad y lo haces con tu equipo personal no estará demás hacer una pequeña inversión en un buen micrófono. Revisa también la calidad de la imagen de la cámara y el funcionamiento de los auriculares, te recomendamos usarlos. Aunque sabemos que no depende solo de ti, cuanto más fluida sea la conexión a internet mejor.

• Comprueba el acceso a la plataforma: Las plataformas a través de las cuales se puede hacer eventos, tanto grandes como pequeños, son muy variadas (Google Meet, Zoom, YouTube, StreamYard, etc.) si tienes que instalar alguna que no has usado antes, regístrate y haz una prueba antes de la sesión para asegurarte de saber dónde están todos los botones y cómo funciona, tratemos de evitar contratiempos que puedan desviar la atención y retrasen el cronograma del evento.

• Prueba el encuadre y la luz: Si el espacio te lo permite, aleja la pantalla y/o la cámara de tu PC lo suficiente como para que se te vea encuadrado en un plano del busto y con algo de aire por encima de la cabeza, levántala lo suficiente como para que se te vea de frente o ligeramente desde arriba, nunca desde abajo, que no se te vean los agujeros de la nariz…no es muy elegante que digamos. Busca la luz adecuada, evita las sombras y luces extrañas, queremos que se nos vea a nosotros y se nos vea bien; cuenta con luz artificial, usa dos luces complentarias, que sean del mismo color e intensidad o si lo vas a necesitar de forma recurrente invierte en un foco.

• Respeta los protocolos y la etiqueta del evento: Sé puntual, entra a la hora establecida en la sesión y no hagas esperar; silencia el micrófono cuando no estés en tu presentación, respeta los turnos de palabra y las normas de participación de la comunidad en el chat.

• Recuerda, cuando no estás hablando te siguen viendo: La cámara sigue funcionando cuando no estás en tu turno. Si te vas a levantar y salir del encuadre, mejor apaga temporalmente la cámara, no te pongas a hacer otras cosas mientras hablan los demás, no pasa nada si tienes agua o alguna bebida a mano pero evita comer, evita bostezos, estirones y movimientos bruscos.

• Coordínate bien con las personas que organizan el evento: Facilita toda tu información a los organizadores para que aparezca correctamente en los rótulos y subtítulos si los hubiese, resulta muy molesto cuando nuestro nombre y cargo no son correctos, ¿verdad? También un título y una descripción de tu ponencia, así te presentarán de la forma más favorable posible a tu marca, te lo agradecerán.

• Controla el tiempo y el ritmo del discurso: Asegúrate de adecuar tu discurso al tiempo adjudicado por los organizadores, mejor decir pocas cosas pero que queden claras que atropellarte para decir muchas cosas en poco tiempo. No olvides que en el online a veces se produce algo de retardo, unas y hay una pequeña diferencia entre cuando se dice algo y cuando llega, así que mejor hablar despacio y usar bien los silencios.

• Adapta tu presentación y recursos visuales: Consulta los formatos y dimensiones compatibles con la retransmisión; si vas a compartir pantalla, cierra todas las pestañas que no necesites, no queremos que se cuelen cosas que no tocan; recuerda que las presentaciones son un material de apoyo, un guion; cierra previamente con la organización si se entregará material complemento más amplío para las personas asistentes.

Participar en eventos online puede darte mucha visibilidad, te ayudará a posicionar tu imagen de marca y avanzar en la consecución de tus objetivos, con un poco de atención extra a estos detalles dejarás huella en tus intervenciones.