Press Kit o dossier de prensa (I): por qué tenerlo y cuándo usarlo

El dossier de prensa o press kit es un documento que se utiliza para presentar una empresa, marca o evento; tradicionalmente sirve para facilitar la información esencial de la misma a los medios de comunicación, aunque como veremos puede usarse en otras situaciones.

Este documento recoge la misión, visión y valores de la empresa; dicho de otra forma, contamos quiénes somos, qué hacemos y cómo lo hacemos, con el objetivo de crear una imagen favorable hacia la marca.

Quién debe tener un dossier de prensa

Todos las empresas o proyectos deberían contar con este documento. Esta herramienta debe servir para que los medios de comunicación, periodistas, descubran y se interesen en tu proyecto y tener un dossier de prensa efectivo te puede abrir las puertas a salir publicado en los medios. Estos profesionales buscan rapidez, por lo que tener hecho tu dossier te permitirá aprovechar las oportunidades de generar impacto relevante y tener repercusión positiva a través de esos canales de comunicación.

• Organizaciones y organismos: los negocios, empresas y marcas deben tener muy trabajado cómo se presentan ante la sociedad a través de medios objetivos -imparciales- como son los medios de comunicación.
• Profesionales y marca personal: en este mismo sentido, también las personas que representan a las marcas o que viven de su propia marca personal – profesionales, ponentes, portavoces, y directivos – deben contar con una buena presentación profesional.
• Eventos, proyectos e iniciativas: al igual que las empresas, los proyectos acotados en el tiempo, en los que la relación con los medios de comunicación es especialmente importante, por ejemplo, los festivales.

Por qué tener un dossier de prensa

El dossier de prensa o press kit es una herramienta interesante para la comunicación corporativa para trabajar la imagen de la marca y la cultura corporativa porque:

• Branding o gestión estratégica de marca: como hemos comentado este documento recoge la misión, visión y valores de la organización: la historia de la empresa, la filosofía, los productos o servicios que ofreces, quién hay detrás de la compañía. logros o cifras y datos económicos, en definitiva la imagen de la empresa.
• Profesionalidad, credibilidad y prestigio: este documento aporta confianza y credibilidad frente a diferentes profesionales y líderes de opinión – actores que van a hablar de nosotros- en espacios de terceros.
• Ayuda a crear contexto y contar con antecedentes: Contribuye a ampliar la información y crear el contexto en el que rodean las noticias y actualidad de la marca.
• Controlar el mensaje: no podemos decir qué dicen los medios de comunicación de nuestra marca pero facilitarles el trabajo ayudará a controlar, dirigir o canalizar la información en la que apoyarán su contenido.

Cuándo usar el dossier de prensa

Aunque el dossier de prensa está pensado principalmente para entregar a los medios de comunicación y facilitar el trabajo a sus profesionales hay otra situaciones que podemos agilizar habiendo trabajado este documento.

• Para acompañar notas y convocatorias de prensa: como se ha comentado este es el caso más habitual, se añade como información adicional -periodística, no promocional- al envío de notas de prensa a los medios de comunicación.
• Cuando se realizan intervenciones o entrevistas en medios de comunicación: en esta misma línea también es interesante faciliatarlo a los medios cuando estos nos invitan a participar en programas, reportajes, entrevistas y otros formatos periodísticos. En estos casos será interesante facilitar el dossier de la empresa y el de la persona a la que se va a entrevistar.
• Presentaciones de productos: Cuando se lanzan nuevos productos especialmente novedosos o innovadores con una presentación pública – es muy habitual en tecnología, por ejemplo el lanzamientos de modelos de teléfono revolucionarios -, así debemos facilitar el dossier informativo de la empresa y del producto.
• Cuando organizamos eventos: también para presentar y dar a conocer los eventos de nuestra marca o empresa. En este caso debemos contar con el dossier general de la empresa y con el dossier específico de dicho evento.
• Información para eventos e intervenciones de terceros: cuando no somos organizadores pero la empresa o marca participa en un evento. Si facilitamos este documento la comunicación que hagan los organizadores de nuestra participación será más fiel al mensaje que queremos trasladar, por ejemplo cuando nos presentan como ponentes, formadores, patrocinadores, presencia (por ejemplo, con un stand), etc.

¡Trabaja el dossier de prensa y ofrece la mejor imagen de tu marca en tus espacios y los de terceros!