Los Centros Guadalinfo y los medios de comunicación locales (III). El contacto con los medios

Continuamos ahondando en la comunicación con los medios locales en Guía Guadalinfo. Ahora que ya conocemos cómo es la redacción y estructura  de la nota de prensa, vamos a definir qué es la agenda de medios y su importancia, y cómo proceder al envío de ésta para conseguir la difusión de noticias.

• La agenda de medios

Con agenda de medios nos referimos a una base de datos con los contactos de periodistas y responsables de prensa o comunicación de organizaciones, asociaciones o entidades colaboradoras.

Debemos incluir en ella:

• Nombre y apellidos
• Medio
• Cargo
• Teléfono
• Email
• Área: local, autonómica ó nacional, para el envío de la nota de prensa según las características de la noticia.

La actualización y la confección de esta agenda constantemente, es muy importante para conseguir alcanzar nuestra meta: la difusión de las actividades de nuestro centro. La relación con los medios debe ser fluida, estar en contacto con los periodistas o responsables de prensa y comunicación nos facilitará la publicación de nuestras informaciones. Invitarles a que conozcan en primera persona el centro, enviarles un resumen con las próximas actividades previstas o las ya realizadas, proponer entrevistas o reportajes sobre operativas en días clave, son algunas de las estrategias que podemos seguir para aumentar la aparición en los medios de comunicación.

• Cómo enviar las notas de prensa

Después de haber redactado nuestra nota de prensa y recopilar los documentos que queremos enviar a los medios de comunicación seleccionados: fotos, vídeos, audios (de los que tenemos los derechos de imagen a través de su consentimiento verbal, y si son menores, la autorización firmada de sus tutores), procederemos al envío de la comunicación.

Lo haremos a través de nuestro correo corporativo de Guadalinfo teniendo en cuenta las siguientes cuestiones:

• Para: Si vamos a enviar la información a más de un medio debemos añadir los destinatarios en CCO, es decir en copia oculta. Según la Agencia Española de Protección de Datos revelar el email de alguien sin su permiso se puede considerar como una infracción grave.
• Asunto: Debemos especificar qué estamos enviando en el titular. En sólo un vistazo, sin llegar a leer el email, el destinatario debe saber de qué se trata y si le interesa abrirlo o no. Además, indicaremos el concepto NP (Nota de Prensa). Ejemplo: NP Guadalinfo Sierra de Yeguas reúne a 30 gamers malagueños en la IV GuadalGAMEfest.
• Pie de foto: Si hemos añadido imágenes en nuestro email, es recomendable que además de renombrarlas, incluyamos el pie de foto con su descripción. Ejemplo: Imágenes de los participantes en la pasada edición deI GualGAMEFest en Sierra de Yeguas.
• Firma del correo: Debemos facilitar un contacto al que el periodista pueda recurrir para obtener más información o aclaraciones.

Si nos han publicado la noticia se recomienda solicitar posteriormente el enlace o grabación de la misma. Así podremos desarrollar un clipping o revista de prensa con todas las apariciones y medir nuestra presencia en medios.

En la próxima entrada de esta serie veremos otros aspectos intrínsecos a la relación con los medios locales: pull and push de medios y cómo preparar nuestras declaraciones a la prensa.