Eventos online (II): planificación, todo lo que debes tener en cuenta

Continuamos hablando de cómo organizar eventos online, ya vimos cuándo, cómo y por qué organizar eventos online, veamos cuáles son los primeros pasos y decisiones a tomar cuando se está organizando un evento online, streaming o evento mixto.

Definir metas y objetivos

Cuando organizamos un evento tenemos que hacerlo con un objetivo ya sea compartir experiencias o vender un producto, infoproducto o servicio. Acotar qué queremos conseguir nos ayuda a mantener el enfoque y que no haya desviaciones respecto a la planificación.

En este sentido tenemos que tener en cuenta que el evento puede ser el objetivo final en si mismo o ser parte de un proceso o campaña más amplio. Por ejemplo, en una conferencia en la que el objetivo es compartir conocimientos la meta se alcanza con el propio evento; pero si el objetivo es vender una formación online y la webinar tendrá un objetivo comercial que no se cerrará dentro del mismo.

Fijar un presupuesto

Aunque generalmente el coste de producir un evento online será menor supone un coste, aunque se haga con recursos propios estaremos invirtiendo tiempo y equipos (que estamos dejando de destinar a otras tareas). Más allá de la producción del evento y las actividades del mismo en sí, el formato online genera unos gastos propios.

También dependerá de si el evento es únicamente online, streaming o mixto. Tendremos que contemplar la necesidad de:

• Contratar una plataforma de streaming para las retrasmisiones en directo, en este caso además se tendrá que contar con un equipo de técnicos y producción audiovisual

• Contratar plataformas de reuniones o videoconferencia. Algunas plataformas limitan el número de participantes gratuitos y para ampliar la participación se tiene que contratar la opción premium

• Si nuestro evento es de pago también tendremos que contratar una plataforma de ticketing (ticketeras)

• Compra o alquiler de medios técnicos como cámaras, micrófonos, focos o lámparas, etc.

Definir el alcance del evento

Para no salirnos del presupuesto y controlar la planificación del evento tenemos que hacer una primera lista o mapa conceptual del evento para definir necesidades y acotar los recursos, tanto para la producción del evento en sí (participantes, asistentes, actividades, marketing y comunicación), y por supuesto las necesidades específicas de la adaptación al online de tu evento.

Definir el público objetivo o audiencia

A quién está dirigido el evento. Conocer las características a las que estamos dirigiendo el evento también es muy importante en el ámbito online.

En este sentido será clave identificar los conocimientos tecnológicos de nuestro público, saber si esas personas conocen y si están o no acostumbrados a manejarse con plataformas de videollamadas, redes sociales, streaming, plataformas de e-commerce o reservas de entradas, y en general los canales digitales.

Acotar la temática y actividades

Para empezar a trabajar cualquier evento uno de los primeros pasos es definir de qué va, qué temas se van a tratar y cómo.

A partir de ahí se creará el programa, es decir la cronología de las diferentes actividades o pupuntos clave para desarrollar el mismo.

También es importante crear la escaleta del evento, el documento en el que se recoge cuándo, cómo y quién participa en cada una de las actividades.

Además, en el caso del online será especialmente importante definir desde dónde interviene cada persona:

• ¿Van a estar todos los participantes en el mismo lugar físico y solo el público en remoto?
• ¿Los ponentes participan cada uno desde un lugar?
• ¿Hay algunos participantes presenciales y otros online?
• ¿Hay parte del público de forma presencial y parte online?

Hay que tener en cuenta que cuanto más dispersas estén tanto las personas que participan como las que asisten al evento menos se puede controlar cómo funcionan los equipos y conexiones de terceros.

Definir el alcance de la interacción de las personas asistentes

Otra decisión que hay que tomar será el nivel de interacción que se va a facilitar a las personas asistentes, es decir a la audiencia espectadora.

• Si se van a dejar o no abiertos los canales de comunicación en directo (chats) y si se va contar o no con un moderador
• Si se va a facilitar algún canal de comunicación posterior como un correo electrónico, teléfono o WhatsApp (si el objetivo del evento es comercial será importante facilitar datos de contacto para pedir más información
• Si el el evento se va a ligar a las redes sociales de la marca o proyecto y se va a hacer comunicación en paralelo

En definitiva definir los canales de comunicación y las opciones de interacción entre el evento, la marca y las personas asistentes.

Establecer fecha, hora y lugar (plataforma): 

Aunque parezca muy evidente, no podemos olvidar que:

• En los eventos online las personas pueden estar asistiendo desde diferentes zonas horarias, habrá que indicar a qué zona horario pertenece la hora que estamos dando
• También hay que definir cómo se va a facilitar la información de acceso para la participación en directo: si se va a mandar un enlace de acceso a la plataforma antes, el mismo día del evento, si hay o no que registrarse, etc,
• También especificar la plataforma a través de la que se realiza, sobre todo en eventos pequeños y con carácter interno para que todas las personas tengan instalados en sus equipos la aplicación o plataforma (Googlemeet, Zoom, etc.)
• También se debe tener en cuenta las opciones de grabación y posterior edición o redifusión del evento. Si se va a grabar y utilizar el material posteriormente se debe informar tanto a las personas participantes como a las personas asistentes.