Eventos online (I): cuándo, cómo y por qué organizar un evento online

La semana pasada vimos cómo preparar tu intervención en un evento online, en ese caso como invitados, durante las próximas semanas veremos cómo ser los organizadores de eventos online.

Pero antes de empezar veamos qué es un evento online y qué tipos hay. Cuando hablamos de eventos nos referimos a citas o acontecimientos de cualquier tamaño, desde videollamadas, clases y acciones formativas o reuniones de trabajo hasta conferencias, conciertos o eventos deportivos multitudinarios. Pueden ser:

• Evento online: son aquellos que se realizan al completo por internet, como videollamadas, webinar, directos en redes sociales; y que permiten la interacción entre personas que están conectados desde diferentes lugares.
• Evento presencial con retransmisión en directo: son aquellos en los que las actividad en sí se desarrolla de manera presencial pero de los que podemos ser parte del público a través de canales digitales (steaming), en estos casos no existe interacción entre la parte online y la presencial.
• Evento mixto o híbrido: son aquellos en los que una parte de la interacción se da en el lugar en el que el evento se desarrolla de forma presencial y otra parte de la interacción se da entre las personas que están conectadas a través de los canales digitales; y entre ambas.

En este sentido tenemos dos que tener en cuenta dos conceptos clave:

• Interacción: Un evento online puede ser más o menos interactivo en función de las opciones de conversación que se habiliten. Estos medios pueden ser sincrónicos (simultáneos) o asincrónicos (se comunicación se da en un momento diferente al del evento: reacciones (likes, favoritos y recomendaciones, compartidos), chat en directo, mensajes privados, comentarios, micrófonos abiertos, correo electrónico.
• Temporalidad o caducidad: Una de las características de los eventos online es que la mayoría de las herramientas permiten grabar y conservar el evento por lo que este puede reproducirse en un momento diferentes al que se da la acción. Por lo tanto tienen mayor recorrido y su vida útil es más larga.

Cuándo organizar un evento online

En los últimos años los formatos online se han impuesto por las circunstancias, no obstante siempre es son una buena opción para ampliar el alcance de nuestros eventos; y, por tanto el impacto de nuestra comunicación. Puedes ser oportunos para:

• Eventos profesionales: citas más o menos formales del entorno de la empresa, del sector o con personas de la misma profesión.
• Eventos laborales: reuniones de trabajo relativamente informales como videollamadas o videoconferencias
• Eventos formativos: acciones formativas como coloquios, conferencias, seminarios y clases online tanto en directo como en diferido
• Eventos comerciales y de marketing: desde ruedas de prensa a presentaciones o muestra de uso de productos las acciones de comunicación se pueden adaptar a formatos online.
• Eventos culturales: Los relacionados con arte y tradiciones.
• Eventos sociales: citas informales del ámbito privado

Por qué organizar un evento en formato online

• Permite romper las barreras geográficas: el acceso es más fácil que nunca, nos permite acceder a eventos desde y en cualquier lugar.
• Permite ahorrar tiempo y esfuerzos en desplazamientos: la audiencia no tiene que invertir en desplazamientos ni alojamiento lo que supone un menor coste de tiempo y dinero.
• Actualmente existen muchas facilidades y opciones tecnológicas: el aumento de plataformas tanto gratuitas como de pago hace que organizar un evento online sea fácil; hay mayor oferta que nunca de herramientas como cámaras, micrófonos, lámparas, etc.
• Es más barato que un evento presencial: para la organización también supone un ahorro de costes importante, sobre todo como alternativa a la organización de un evento online. Cuando se usa de forma complementaria puede ser un coste adicional pero multiplica el alcance del mismo.

Cómo organizar un evento online

• Definir metas y objetivos: tenemos que saber para qué estamos organizando el evento
• Fijar un presupuesto: aunque los costes son menores, cualquier evento supone una inversión mínima
• Listar los recursos necesarios: debemos tener claros los recursos tanto tecnológicos como de cualquier otro tipo antes de lanzar el evento online
• Definir el público objetivo o audiencia: saber a quién estamos dirigiendo el evento
• Acotar la temática y actividades: tener clara la temática y la programación de o actividades que van a formar parte del mismos
• Definir el alcance de la interacción de las personas participantes: como hemos comentado antes, definir los canales de comunicación tanto simultáneos como en diferido
• Establecer fecha, hora y lugar (plataforma): definir cómo se va a facilitar la información para la participación en directo como las opciones de grabación y posterior redifusión
• Desarrollar la marca y comunicación del evento: definir y preparar los elementos y materiales de comunicación y promoción del eventos
• Colaboradores y patrocinadores: como en cualquier centro podemos contar con ponentes, testimonios, expertos y patrocinadores.

¿Estas pensando en organizar un evento online? Toma nota, profundizaremos en todos estos aspectos en próximas publicaciones.