Los Centros Guadalinfo y los medios de comunicación locales (IV). Atender a los medios

Durante las últimas semanas hemos hablado de las claves básicas para redactar y enviar notas de prensa a los medios de comunicación, especialmente a los medios locales, que serán con los que tendremos mayor relación como AIL de los Centros Guadalinfo.

Para terminar la serie ‘Los Centros Guadalinfo y los medios de comunicación locales’, abordamos algunas bases sobre cómo atender a los medios.

Este punto es importante porque, cuando hablamos de las relaciones entre el centro y los medios de comunicación locales, de lo que se trata es de crear un vínculo permanente y continuado.

Es decir, convertirnos en un referente informativo de la innovación social y las TIC en el municipio, no solo enviando información a los medios, también que sean estos quienes nos tengan en mente cuando necesiten información sobre estos temas. Por ello, debemos saber cómo responder a la prensa.

Si lo hemos hecho bien y nuestra nota de prensa tiene forma de noticia, lo más habitual es que los medios publiquen la información de una forma muy parecida, harán algún cambio para adaptarlo a su estilo y demás, pero en esencia contendrá la información facilitada.

Pull and push de medios

El término push and pull de medios hace referencia a las tareas de realizar y recibir llamadas de los medios de comunicación. Es una forma de referirse a las conversaciones entre una organización y los medios de comunicación.

Puede pasar que, en el mejor de los casos, hayamos conseguido despertar el interés del periodista y este se ponga en contacto con nosotros.  Por este motivo insistimos en la importancia de incluir los datos de contacto en la nota de prensa. Si estás muy liado o el horario del centro está sujeto a cambios, te sugerimos que además incluyas las horas en las que será más fácil localizarte; no queremos que el periodista se quede con la sensación de ‘tener que perseguirte’ para aclarar sus dudas.

También puede darse la situación inversa: que tengas especial interés en que se publique una noticia, porque sea la primera vez que se realiza en el centro, suponga una importante innovación en el territorio, sea muy original, etc.; y en este caso serás tú quien quiera llamar a los medios, para eso tenemos nuestra agenda de medios.

En este sentido y si comienzas de cero, sería interesante, que cuando estés creando tu base de datos, realices una primera ronda de contactos presentándote y preguntes a qué hora es mejor llamarles y si es posible contar con un número de teléfono móvil de contacto. Eso sí, si el medio te facilita estos datos, no abuses, tampoco se trata de convertiros en amigos íntimos.

Además, en  este caso será muy importante que te identifiques e indiques claramente el motivo de la llamada, ya que el periodista tendrá sobre la mesa bastantes temas y puede que no haya visto tu nota de prensa. Por ello, deja un tiempo prudencial entre el envío de la nota y la llamada. Ésta debe ser breve, se trata de generar un refuerzo positivo, para animar al periodista a hacerse eco de tu información.

Cómo preparar nuestras declaraciones a la prensa

Como hemos dicho, una gestión con los medios de comunicación puede dar lugar a una petición de información; pero también a una entrevista, participación en un reportaje, programa de radio, etc.  Por ello debemos tener una serie de cuestiones en cuenta:

• Intentar adelantarnos a las posibles preguntas de los periodistas y preparar, al menos un guión, de nuestras respuestas.
• Tener claro qué y cómo queremos comunicar la información, cuál es nuestro enfoque.
• No exagerar, especialmente cuando el papel del centro sea una colaboración o participación.
• Naturalidad y cercanía, pero sin olvidar que estamos hablando en representación de un organismo, nuestros centro; y por tanto, no se trata de declaraciones personales.
• Transparencia, recordad que los medios locales son una forma más de llegar a nuestros usuarios, los mismos que nos visitan cada día en el centro y ellos son lo más importante.

Si queréis saber más sobre este aspecto de la comunicación de vuestro centro no dudéis en poneros en contacto a través de las redes sociales de la Red Guadalinfo.

La próxima semana seguiremos con más temas que esperamos os sean de utilidad en #GuíaGuadalinfo. En concreto sobre cómo descargar recursos gratuitos para vídeos (I). Bancos de audio