Los Centros Guadalinfo y los medios de comunicación locales (II). Creación de la nota de prensa

Ahora que ya sabemos qué es y cuándo se envían las notas de prensa vamos a ver la redacción y estructura  de este documento.

Estructura de una nota de prensa.

Por lo general las notas de prensa tienen una estructura predefinida que las identifica claramente como tales. Las partes de la nota de prensa son:

• Encabezado. Parte superior del documento donde debe ser visible:
  • La identificación del documento con el texto ‘Nota de prensa’. Debe ocupar un lugar destacado. Generalmente arriba a la izquierda, para que sea lo primero que vea el periodista.
  • Fecha y lugar. Se suele poner debajo de lo anterior.
  • Logotipo o marca institucional de la empresa u organismo. Se suele poner arriba a la derecha.

• Títular. Debe ser una frase directa, clara, concisa y que llame la atención, que recoja lo más importante de la información.  Aunque encontrar un buen titular, que haga destacar tu nota de prensa entre todas las que recibe el medio sea difícil, con práctica seguro que le coges el truco.

• Subtítulo. Esta parte es opcional. Puedes usarlo para completar el titular con algún aspecto destacado de la información, aunque de menor importancia que el objeto principal de la misma, recogido en el titular.

• Entradilla. Se trata del primer párrafo, normalmente resaltado en negrita. Con estas primeras frases tenemos que conseguir despertar el interés del periodista, para que este quiera convertirla en una noticia para publicarla en su medio. Se trata de resumir en pocas frases la respuesta a las 6W (qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué).

• Cuerpo de texto. En el cuerpo de texto se desarrollan estos mismos puntos de mayor a menor importancia. Es lo que se conoce como estructura de pirámide invertida. Es decir comenzar por desarrollando los datos más importantes y terminar con los detalles más anecdóticos o complementarios. Se recomienda no exceder la página de extensión. Ya que la idea es que si al periodista le interesa se ponga en contacto contigo para demandarte más datos.

• Aunque se recomienda que las notas de prensa no sea muy larga, en el caso de que ocupe más de una página se puede incluir un cierre o resumen. Sería repetir la información, más o menos de la entradilla, pero redactado de otra forma.

• Se debe facilitar un contacto al que el periodista pueda recurrir para obtener más información o aclaraciones. Este incluirá:
  • Nombre y apellido
  • Cargo
  • Correo electrónico
  • Teléfono fijo o móvil
  • Página web

• En el envío se debe especificar los documentos que se adjuntan a la nota de prensa como dossier de prensa, clip de audio, vídeos o imágenes; y especificar en el asunto del mensaje «nota de prensa»+titular o frase explicativa del contenido de la misma.

Redacción de una nota de prensa

Además de un buen titular hay algunas cuestiones de redacción que pueden mejorar la redacción de la nota de prensa:

• Concesión y sencillez. Recuerda que estamos escribiendo para medios de comunicación intenta ser formal. Aunque no consigas ser totalamente objetivo el texto debe ser lo más imparcial o neutral posible.

• Intenta incluir datos y cifras, ya que estas servirán para respaldar la información que estás facilitando.

• En la medida de lo posible redacta la nota de prensa como si fuese una noticia, trata de usar el pretérito perfecto o presente de los verbos, por ejemplo. Se trata de facilitar el trabajo al periodista, cuantas menos modificaciones tenga que hacer más posible será que te publiquen.

• Incluye citas y declaraciones. Son muy interesante en relación a eventos y actividades, premios, concursos, etc. Resultará enriquecedor disponer de comentarios, declaraciones o testimonios de usuarios o colaboradores, por ejemplo.

Cuándo y cómo adjuntar imágenes y otros archivos en una nota de prensa

Como resulta evidente vivimos en un momento en el que la imagen tiene una gran importancia, sin embargo no cualquier imagen es la mejor, cuando se trata de enviarla a los medios. Adjuntar imágenes es una buena opción siempre que:

• Corresponda y refleje la información de la noticia
• Se envíen en alta calidad. Debe estar realizada con suficiente resolución para impresión.
• No aparezcan menores (en próxima entradas trataremos el tema de las autorizaciones de fotografías de menores)
• No incluyan marcas de agua, marcos, textos sobre escritos, etc. Debe poder ser editable por el medio.

Intenta enviar más de una imagen para que el periodista pueda escoger la que mejor se ajusta a la maquetación y línea editorial del medio.

Si el envío se hace también a medios televisivos y radio puede incluir cortes de audio o vídeo. En el caso del vídeo lo ideal es facilitar al medio de comunicación por una parte las declaraciones y por otra, imágenes de recurso que le permitan montar colas.

Las colas son un formato usado en informativos en el que se emiten imágenes generales del evento, actividad o acto, y el periodista cuenta la noticia desde plató. Al igual que en el caso de las fotografías cualquiera de estos documentos debe enviarse en un formato adecuado que permita ser editado y en alta calidad.

En la próxima entrada de esta serie veremos cómo realizar el envío de la nota de prensa y el contacto con los medios de comunicación.