Tecnología para optimizar recursos de hostelería

Las TIC han llegado para quedarse en nuestras vidas, pero no sólo en el terreno personal, sino que cada vez existen más recursos aplicables al ámbito profesional y que facilitan muchísimos los procesos además de aportar un valor añadido importante, pues en la mayoría de los casos los resultados de su aplicación se traducen en la optimización de los recursos además de en mejoras en la calidad del servicio, la adaptación al cliente y la personalización del servicio.

Especialmente en el sector hostelero se ha avanzado muchísimo en los últimos años en el desarrollo de herramientas y aplicaciones al alcance de las pymes y es por ello que los empresarios de la hostelería deben aprovechar las nuevas oportunidades que les brindan internet y las nuevas tecnologías para optimizar sus recursos y mejorar la totalidad de sus servicios al cliente y su gestión interna. Desde Guadalinfo queremos hacer un resumen de los medios TIC actualmente al servicio de los hosteleros y animarles a su aplicación para dotar así de un mayor valor a su oferta y a la misma vez diferenciarse de su competencia.

Sistema de reservas online

Después del boca a boca, internet se ha convertido en la herramienta más usada para buscar información. Así, si alguien quiere informarse sobre tu establecimiento, te buscará en online. Y si le convence lo que ve, querrá visitarte. Por este motivo, debes instalar un sistema de reservas directas no sólo a través de tu web sino también a través de las principales webs – Tripadvisor, El Tenedor, Booking, Expedia, Trivago, Kayak, Atrápalo –  y aplicaciones a las que el internauta común se dirige en su búsqueda de un establecimiento hostelero.

De esta manera, estarás promocionando tu web de manera gratuita, y además estarás cerrando ventas sin necesidad de hacer un esfuerzo comercial.

Promoción online

Estar en los principales portales web del sector ya supondrá publicidad para tu establecimiento, pero si quieres ir más allá abre también perfiles/páginas de tu establecimiento en las principales redes sociales, relaciónate con tus clientes y con otros establecimientos e instituciones del sector. Proporciona contenido de calidad –y en ocasiones promociones únicamente adquiribles online- a tus seguidores, de manera que se interesen por tu contenido, te compartan y alienten a otros usuarios a seguirte. De esa manera estarás consiguiendo que tus usuarios/clientes te recomienden y que cada vez más gente conozca tu establecimiento. No olvides recordar a tus clientes personalmente cuando te visiten que sigan tu página y animarles a que dejen una opinión sobre tu establecimiento en las principales web de recomendaciones.

Check-in online y Autocheck-in

Estas herramientas son únicamente aplicables a establecimientos hosteleros que ofrecen servicios de alojamiento pero suponen una agilidad extra en el proceso de Check-In. El establecimiento previo a la llegada del cliente o incluso en el momento en que realiza la reserva le proporciona al cliente un formulario en el que debe rellenar los datos que normalmente se solicitarían en un Check-In presencial (Nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento…). Esto es lo que llamaríamos el Check-in online.

Por otro lado, el día de la llegada, el establecimiento hace llegar al cliente los códigos necesarios para acceder al establecimiento y a su propia habitación tecleando una serie de cifras en una pantalla. A esto se le llaman Autocheck.in.

Mediante estos dos procesos, se le proporciona al cliente agilidad en el trato de su reserva, flexibilidad, rapidez, personalización y además el establecimiento ya no tiene la obligación de mantener un servicio de recepción 24h, con lo que está optimizando sus recursos.

Autopedidos electrónicos a través de tablets o pantallas digitales

Por el contrario, esta herramienta TIC es solamente aplicable a establecimientos hosteleros que ofrecen servicios de restauración, aunque podrían usarse en hoteles y apartamentos turísticos con servicio de bar/cafetería y restaurante. Los autopedidos electrónicos consisten en proporcionar al cliente tabletas o pantallas digitales que tienen preinstalado un software específico que muestra la carta y a través del cual pueden hacer sus pedidos y estos son directamente transmitidos a cocinas para su inmediata preparación. Así el cliente no tiene que esperar a ser atendido y el establecimiento puede atender pedidos de una manera más rápida y con menos necesidad de personal.

Información en la nube

Contratar servicios de almacenamiento online proporciona seguridad en los datos almacenados a la vez que ahorra los costes de crear manualmente copias de seguridad en discos duros. Existen proveedores de almacenamiento de datos en la nube de pago, pero si el volumen no es muy elevado, Dropbox y la herramienta Drive, de Google, son opciones más que recomendables.

Pagos desde teléfonos móviles

Además de los ya conocidos TPV disponibles desde hace tiempo, en los últimos años han surgido otras opciones más baratas y más ágiles, como son por ejemplo el iZettle. Este es un gadget que se conecta a un smartphone mediante USB y que funciona con WiFi y con la conexión 3G/4G de cualquier móvil. De esta manera cualquier persona puede cobrar una factura/ticket en cualquier parte con la simple ayuda de un smartphone, dentro o fuera del establecimiento, y además, las comisiones bancarias suelen ser más bajas que las de cualquier TPV, ya sea éste portátil o no.

Software CRM

Aunque estos ya están bastante instaurados en el sector hostelero, conviene recordar que son ideales y ayudan a optimizar las gestiones tanto de front-office, como de back-office y almacén. Estos programas te ofrecen automáticamente gestión de reservas, gestión de rrhh, y te proporcionan información sobre inventarios, contabilidad, picos de actividad, estadísticas ocupación, productividad del personal, gestión de stock, ect.

Además de estas herramientas TIC existen otras herramientas tecnológicas que ayudan en la optimización de recursos y que conviene tener en cuenta, como son por ejemplo la domótica para controlar aires acondicionados, calefacción, luces, ventilación, ect. y que pueden ser muy útiles en el control del gasto. A su vez los electrodomésticos y máquinas de clase energética AAA+ también suponen una reducción del coste en electricidad.